יום שלישי , מאי 23 2017
מבזקים
דף הבית > שירותי ענן ומיקור חוץ > שירותי ניהול תהליך עסקי BPM > רו"ח שמואל אנגלשטיין, CFO בנק הדואר : "קיצור דרך משמעותי בהכנת הדו"חות כספיים באמצעות Excel Automation"

רו"ח שמואל אנגלשטיין, CFO בנק הדואר : "קיצור דרך משמעותי בהכנת הדו"חות כספיים באמצעות Excel Automation"

תוכנת האקסל היא כלי מרכזי ומשמעותי בעבודה של כל איש כספים בהכנת דו"חות שונים המוגשים על ידו ובתהליך של הרכבת הדו"חות הכספיים התקופתיים. באמצעות Spreadsheet Server כלי 'Excel Automation' שמספקת חברת יעל תוכנה, עבודת הכנת הדו"חות הכספיים הפכה להיות חוויה קלה ומדויקת", כך מסביר שמואל אנגלשטיין, CFO בנק הדואר.

מה השיפור המשמעותי שאתם חווים במחלקת הכספים?calculator-385506

לפני השימוש ב- Spreadsheet Server , כל תהליך הכנת הדו"חות היה ידני לגמרי, נדרשה הורדת הנתונים והקלדתם לגיליונות אקסל. לעתים היה מדובר בהקלדה של עשרות ואף מאות נתונים והדבר שהיה כרוך בהשקעת משאבים רבים. פעמים רבות נפלו טעויות בעת ההקלדה ונדרשה עבודה רבה לאתרן ולבצע הקלדה מתקנת. כיום Spreadsheet Server מאפשר לנו לבנות דו"חות שונים במבנה אקסל, כאשר המערכת מורידה את הנתונים הרלוונטיים לכל תא באופן אוטומטי וללא מגע יד אדם- באופן מדויק ואוטומטי לחלוטין. הורדת הנתונים אורכת מספר דקות בלבד. כאשר אם בעבר הכנת הדו"ח יכלה להמשך מספר ימים, היום, אנו יכולים בלחיצת כפתור פשוטה להוריד כל יום מחדש את הנתונים שהשתנו. כל שינוי כלשהוא בנתוני המקור, כגון רישומים כספיים נוספים בספרי הנהלת החשבונות, יעודכנו באופן מיידי גם בדו"חות הניזונים מנתונים אלו באמצעות המערכת והשימוש ב-Spreadsheet Server.

 איזה ערך מוסף נוסף אתם מקבלים מהשימוש ב – Excel Automation?

בנוסף לפשטות בהורדת הנתונים והטמעתם בתוך הדו"חות, הכלי אף מאפשר להוריד נתונים ממספר מערכות מחשב שונות, או ממספר מסדי נתונים, ובאמצעות נתונים אלו לבנות דו"ח שלישי מאוחד של כל הנתונים, כל נתון בשדה הרצוי. בנוסף, אנו יכולים לבחור באיזה תדירות יוכן דו"ח מאוחד שכזה.

בנק הדואראנא תן דוגמאות לשימושים שאתם עושים כיום בכלי זה.

יחידת הכספים של בנק הדואר עושה במערכת שימוש במספר מטלות מרכזיות שבאחריותה. האחת היא הכנת ועריכת הדו"חות הכספיים התקופתיים. המערכת מורידה באופן אוטומטי את נתוני מאזן הבוחן ושותלת אותם בסעיפי הדו"חות הכספיים הרלוונטיים וכן בונה באופן אוטומטי את הביאורים לדו"חות הכספיים. אם במהלך תהליך הכנת הדו"חות וביקורת רואי החשבון מתבצעים רישומים נוספים או נעשים תיקונים, נתוני הדו"חות הכספיים והביאורים הנלווים אליהם, מתעדכנים באופן אוטומטי ללא צורך בעבודה ידנית כלשהיא. הדבר חוסך לנו הרבה מאמצים וקשיים רבים אותם חווינו טרם התקנת המערכת. כל הדבר מאפשר לנו לעיין ולנתח את נתוני הדו"חות הכספיים לאורך כל שלבי הכנת הדו"חות ולא להשאיר פעילות זו רק לשלב האחרון בהכנת הדו"חות. הדבר אף הביא לקיצור משמעותי בלוחות הזמנים להכנת הדו"חות הכספיים התקופתיים. שימוש נוסף שנעשה במערכת הינו ניהול סיכון הנזילות של בנק הדואר. כחלק מהרגולציה המוטלת עלינו על ידי המפקח על בנק הדואר, נדרשנו לאחרונה לנהל, בהתאם לכללים מוגדרים, את סיכון הנזילות של בנק הדואר. בנוסף, עלינו להגיש לגורמים שונים בבנק וכן למפקח על בנק הדואר דו"חות בתדירות יומית/תקופתית. הכנת נתונים אלו לצורך בחינת עמידתנו בהוראות הרגולציה, מחייבת שאיבה של נתונים רבים ממספר מערכות בבנק והצגתם המאוחדת בדו"ח מרוכז יומי/תקופתי. Spreadsheet Server מאפשר לנו לבצע מטלה זו ומספק את הנתונים תוך דקות. אני לא מאמין שהיינו יכולים לעמוד בדרישות המפקח בלוחות הזמנים שנקבעו לנו לולא השימוש בכלי הזה. גם אם מפתחים מערכת מחשב ייעודית לנושא זה, מדובר בתהליך יקר וארוך שלא בטוח שהיה נותן לנו את התוצר שאנחנו מקבלים היום ובוודאי שלא בלוח הזמנים שנקבע לנו. היופי הוא, שכל מה שתיארתי עד כה לקח מספר ימים בודדים.

אודות מערכת ITNEWS מאיר עשת

מנהל/עורך אתר ITNEWS. בוגר כלכלה ומנה"ס באונ' בן גוריון ו- MBA בירושליים. בעבר: כהן כיועץ כלכלי מטעם המדינה בהולנד ובהודו. היה סמנכ"ל שיווק בברדר, משנה למנכ"ל בסטארטאפ TVNGO, מנהל IT מגזין של גלובס בשנתיים האחרונות.