<
יום ראשון , פברואר 18 2018
מבזקים
דף הבית > חדשות > אנשים, קריירה > מחקר Aberdeen: ארגונים שעוברים בהדרגה לניהול מסמכים אלקטרוניים…

מחקר Aberdeen: ארגונים שעוברים בהדרגה לניהול מסמכים אלקטרוניים…

מורידים לחץ ממשאבי האנוש, משפרים ומקצרים תהליכים ומאפשרים תקשורת ישירה ויעילה עם העובדים.

בעידן בו כמעט כל הניירת שלנו עוברת תהליך דיגיטציה מהיר, הבינו גם במקומות העבודה שטפסים אלקטרוניים עם חתימות דיגיטליות, יכולים לפשט ולהקל הן על העובדים והן על המעסיקים

אבנר מימון

אבנר מימון

מחקר חדש של חברת המחקר הגלובלית Aberdeen, מגלה את מה שארגונים מתחילים לחוש בשטח: הניירת, ובעיקר הטפסים, הופכים לאלקטרוניים, מומרים לקבציי מחשב, ולחלקם הגדול ניתן לצרף חתימות דיגיטליות. המהלך מאפשר למנהלי ואנשי משאבי האנוש בארגונים, לתקשר עם העובדים באופן מהיר יותר ויעיל יותר, ומהצד של העובדים מדובר ללא ספק, על פישוט תהליכים, שיפור חוויית העובד והעמקת המחוברות (engagement) שלו לארגון.

חברת המחקר מדווחת כי טרנד הטפסים הדיגיטאליים עושה רק טוב, הן למנהלים והן לעובדים, שכן הללו, המצוידים לכל אורך היום במערכות תקשורת ניידות (סמארטפונים, טאבלטים ומחשבים ניידים), יכולים להעביר, לעדכן מידע ולתקשר, מכל מקום ובכל זמן. בארגונים רבים מחליפים הטפסים האלקטרונים והחתימות הדיגיטאליות, את הניירת והזנת הנתונים הידנית למערכות כגון תיק העובד. טפסים הנדרשים בשלב קליטת העובד, סיום העסקה, טופס 101 וטפסים נוספים רבים הנדרשים לצורך אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, עוברים דיגיטציה, כשהתוצאה המידית היא הקטנה משמעותית בביורוקרטיה של ניהול המשאב האנושי.

לדברי אבנר מימון, מנכ״ל EMEA בסינריון, המתמחה במתן פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון, בארגונים שעדיין לא עברו לעידן הדיגיטלי, ציינו מנהלי משאבי-אנוש שהניירת ומידע חסר בטפסים, הם 'כאב הראש' הכי גדול. ״לא ברור מדוע צריך עדיין להתעסק בניירת בשנת 2018, ככל שמדובר בתהליכים אדמיניסטרטיביים של ניהול משאבי אנוש. זו הסיבה שהוספנו לתיק העובד האינטרנטי שלנו את הטפסים האלקטרוניים והחתימות הדיגיטאליות, שמאפשרים לשמור ולחפש מידע עדכני והיסטורי, כמותי ואיכותי, אודות העובדים בבסיס נתונים מרכזי״.

SYNERION-Core_HR_Heb״המרוויח העיקרי הוא העובד, שהזמן שהוא בזבז בעבר על מילוי ניירת ואימותה מול מנהליו הישירים ומול אנשי משאבי האנוש, הצטמצם משמעותית״, אומרים ב- Aberdeen. החוקרים מעריכים כי כיום, כ-60% ממקומות העבודה במדינות המפותחות, פועלים להשלים את המעבר לעידן הדיגיטלי. מהסקר עולה כי במעל 56% מהחברות המוגדרות Best in Class, עושים שימוש בניהול מסמכים דיגיטלי לעיבוד מידע חשוב לגבי העובדים. התוצאה כאמור, מקלה משמעותית על העובדים ועל זרימת המידע בארגון וחוסכת זמן רב, הן למערכת והן לעובדים עצמם.

אחד היתרונות הבולטים עליהם מצביעים החוקרים: היכולת של טפסים אלקטרוניים, המצויים בתיק עובד דיגיטלי, לשקף במדויק את המידע שיש לגבי העובד ולהציף לפני השטח אילו נתונים חסרים להשלמת התמונה המלאה לגביו. יתרונות נוספים שמציינים החוקרים: צמצום בירוקרטיה, חסכון בזמן, שלמות נתונים (שכן לא ניתן לשלוח טופס שחסר בו מידע) וצמצום טעויות. לדבריהם, סטנדרטיזציה של תהליכי ניהול המשאב האנושי, מבטיחה שהמידע הנדרש אודות העובד, יהיה מרוכז בתיק האישי של העובד, ושכל שינוי במידע יעודכן בכל מקום המושפע משינוי זה. כאן לא מדובר רק בחסכון בזמן, אלא בתאימות של הנתונים.

עוד מעלה הסקר, כי ארגונים שמשתמשים בטפסים אלקטרוניים עם חתימה דיגיטאלית בתהליכים כגון קליטת עובדים חדשים, מדווחים כי לפישוט התהליך האדמיניסטרטיבי ולאינטראקטיביות שלו, יש השפעה ישירה על חוויית העובד ועל מידת המחוברות לארגון בהמשך.

לדברי מימון מסינריון, תיק עובד מאפשר ניהול מידע אישי ותעסוקתי אודות העובד, מרכז חוות דעת, הערכות ביצועים ויעדים אישיים, מתעד תאונות עבודה, בדיקות רפואיות נדרשות, הסכם העסקה, תעודות הסמכה וכד'. אבל הוא לא רק משרת את אנשי משאבי האנוש, אלא גם  את העובדים, בכך שהוא מאפשר להם צפייה במידע האישי ויכולות עדכון מידע ספציפי. התקשורת מתבצעת באמצעות טפסים אלקטרוניים חכמים, עם חתימה דיגיטלית, כגון טופס 101, טופס קליטת עובד, קבלת רכב מליסינג, סיום העסקה, כמו גם טפסים נוספים על-פי צרכי הארגון. ״תיק עובד בעידן הדיגיטלי אמור לאפשר נגישות מאובטחת למידע, לפשט תהליכים, לצמצם עלויות אדמיניסטרטיביות ולאפשר למחלקת משאבי אנוש שליטה במידע והסתמכות עליו בתהליכי קבלת החלטות. ולא פחות חשוב, תיק העובד משרת גם את העובדים, תוך שקיפות וזרימה של מידע עדכני. האפשרות לשירות העצמי והיכולת להיות באינטראקציה קבועה עם התיק האישי מכל מקום ובכל זמן, חוסכת זמן רב לשני הצדדים ומאפשרת לפתור בעיות של אי תאימות במהירות ובקלות״, אומר מימון.

אודות סינריון

סינריון מערכות מתמחה במתן פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון. עם למעלה מ- 30 שנות ניסיון, פתרונות התוכנה של סינריון פועלים בלמעלה מ-7,000 ארגונים בישראל ובעולם ומשרתים למעלה מ- 5,000,000 עובדים. הפתרונות של סינריון, המותקנים בארגונים בכל מגזרי המשק ובכל סדרי הגודל, תומכים בניהול שלבי מחזור חיי העובד בארגון, כולל ניהול מערך העובדים, בקרת כניסה, ניהול אסטרטגי של ההון האנושי בארגון וגיוס עובדים. מוצרי התוכנה של סינריון קיבלו הכרה בינלאומית והם פועלים אצל לקוחות ברחבי העולם. סינריון הינה הספק הפרטי הגדול ביותר בקנדה של פתרונות לניהול מערך עובדים לשוק הבינוני. סינריון היא הנציגה הבלעדית בישראל של חברת Lumesse, מהמובילות בעולם בפתרונות Talent Management. למידע נוסף : www.synerion.co.il

 

אודות מערכת ITNEWS מאיר עשת

מנהל/עורך אתר ITNEWS. בוגר כלכלה ומנה"ס באונ' בן גוריון ו- MBA בירושליים. בעבר: כהן כיועץ כלכלי מטעם המדינה בהולנד ובהודו. היה סמנכ"ל שיווק בברדר, משנה למנכ"ל בסטארטאפ TVNGO, מנהל IT מגזין של גלובס בשלוש שנים האחרונות.
נגישות